Connecter compte Microsoft : le guide FormaVerse pour les OF
Connecter compte Microsoft à votre organisme dans FormaVerse permet de centraliser les emails et le calendrier Outlook au même endroit que votre CRM. En quelques minutes, vous autorisez FormaVerse à accéder, de façon sécurisée, aux fonctionnalités nécessaires (emails, événements, synchronisation) pour faciliter le suivi des prospects, clients et apprenants.
Dans ce guide, vous allez voir pas à pas comment connecter compte Microsoft au niveau de l’organisme, quelles autorisations sont demandées, et comment garder le contrôle (droits d’équipe, révocation, confidentialité).
Connecter compte Microsoft : ce que cela active dans FormaVerse
La fonctionnalité connecter compte Microsoft s’effectue au niveau de l’organisme. Cela signifie que le compte Outlook/ Microsoft 365 relié est rattaché à votre OF, et non à un seul utilisateur.
Une fois le compte connecté, les membres de votre équipe ayant les droits nécessaires peuvent accéder à l’intégration. L’objectif est une collaboration fluide, avec un suivi complet des échanges dans FormaVerse.
Cette connexion se fait pour l’organisme : elle sert à centraliser l’email et le calendrier pour le CRM, la planification et le suivi.
À quoi sert l’intégration email (Outlook) ?
Après avoir connecter compte Microsoft, vous pouvez consulter les emails liés aux contacts CRM. Vous gardez ainsi l’historique des échanges (prospection, suivi, relances) au même endroit.
Selon vos permissions, vous pouvez aussi envoyer des emails au nom de l’organisme. Cela évite les copies-collées et améliore la traçabilité des échanges dans votre équipe.
- Consultation: lecture des emails associés aux contacts du CRM.
- Envoi: rédaction et envoi depuis FormaVerse, avec le compte connecté.
- Gestion: actions simples (lu/non lu, archivage, etc.) selon autorisations.
À quoi sert l’intégration calendrier (Outlook) ?
Le calendrier FormaVerse peut afficher vos événements et disponibilités. En pratique, cela facilite la planification des rendez-vous et la gestion des réservations, sans jongler entre plusieurs outils.
Grâce à la synchronisation bidirectionnelle, un événement créé dans Outlook peut apparaître dans FormaVerse, et un événement créé dans FormaVerse peut apparaître dans Outlook.
Connecter compte Microsoft : prérequis avant de commencer
Avant de lancer la procédure connecter compte Microsoft, assurez-vous d’avoir accès à un compte Microsoft (Outlook/ Microsoft 365) valide et opérationnel.
Si votre organisation applique des règles de sécurité Microsoft 365 (politiques, consentement admin), il est possible qu’une validation supplémentaire soit demandée par votre administrateur.
- Accès au compte: identifiant et méthode MFA (si activée).
- Droits: capacité à autoriser l’application (ou accord admin requis).
- Navigateur: autoriser les fenêtres/onglets de connexion Microsoft.
Procédure pas à pas dans FormaVerse
Les captures ci-dessous reprennent le parcours exact dans l’interface. Suivez les étapes dans l’ordre pour connecter compte Microsoft sans erreur.
1) Ouvrir « Espace personnel »
Depuis le tableau de bord, cliquez sur Espace personnel pour accéder aux paramètres de votre organisme et aux réglages de pilotage.
2) Accéder au menu FormaVerse
Dans le menu, cliquez sur la section indiquée « FormaVerse… » afin d’ouvrir la navigation vers les modules de gestion.
3) Ouvrir « Gestion & Pilotage »
Dans le menu, cliquez sur GESTION & PILOTAGE. C’est l’espace où se trouvent les options d’administration et les intégrations.
4) Aller dans « API & Integrations »
Ouvrez ensuite le menu API & Integrations pour accéder aux connecteurs disponibles, dont Microsoft.
5) Cliquer sur « Connecter »
Cliquez sur Connecter pour lancer l’assistant. Cette action prépare la demande d’autorisation Microsoft (OAuth 2.0).
6) Ajouter un compte Microsoft
Choisissez Ajouter un compte Microsoft pour sélectionner le compte (ou la boîte partagée) que vous souhaitez relier à votre organisme.
7) Valider la compréhension des autorisations
Cochez la case indiquant que vous avez lu et compris les autorisations demandées. Vous confirmez que le compte sera connecté à l’organisme, et que les membres autorisés pourront utiliser email et calendrier selon les permissions définies.
8) Continuer avec Microsoft
Cliquez sur Continuer avec Microsoft pour ouvrir la page de connexion officielle Microsoft et autoriser l’accès.
9) Choisir le compte Microsoft
Sur la page Microsoft, sélectionnez le compte que vous souhaitez utiliser. C’est ce compte qui sera utilisé pour l’organisme après connecter compte Microsoft.
10) Valider le compte sélectionné
Confirmez le compte (« Votre compte ») puis suivez les étapes Microsoft (connexion, MFA, consentement) jusqu’au retour automatique dans FormaVerse.
11) Confirmation : vous êtes connecté
Une fois le parcours terminé, FormaVerse affiche un message de succès. Votre organisme est prêt à utiliser l’intégration email et calendrier.
Si vous ne voyez pas le message de succès, actualisez la page une fois. Si la connexion échoue, recommencez depuis « API & Integrations ».
Connecter compte Microsoft : accès partagé avec l’équipe (droits et usages)
Une fois connecter compte Microsoft terminé, l’intégration est disponible pour les membres de l’organisme qui disposent des permissions appropriées. Ces droits sont définis par l’administrateur de l’organisme.
Cette approche évite de multiplier les connexions individuelles, et garantit une vision partagée et cohérente des échanges et de la planification.
- Consulter les emails: accès aux emails liés aux contacts CRM.
- Envoyer des emails: envoi au nom de l’organisme, depuis FormaVerse.
- Gérer le calendrier: consultation et gestion d’événements Outlook.
- Planifier des rendez-vous: création d’événements pour les réservations.
Connexion au niveau de l’organisme : ce que cela implique
Le compte est connecté à votre organisme (nom de l’OF). Les membres approuvés de votre équipe peuvent s’appuyer sur l’intégration pour collaborer sur les prospects, clients et apprenants.
Si vous utilisez une boîte partagée (selon vos pratiques Microsoft 365), vous pouvez aligner l’usage avec votre organisation interne. L’important est de garder des responsabilités claires.
Où retrouver la gestion des intégrations ?
Pour revenir sur ces réglages, passez par votre espace de gestion. Si vous êtes un organisme et souhaitez structurer vos outils, consultez aussi les outils de gestion pour OF.
Connecter compte Microsoft : détail des autorisations demandées
Lors de la connexion, Microsoft affiche une liste d’autorisations. Elles permettent à FormaVerse d’exécuter uniquement les actions nécessaires pour l’email et le calendrier.
Les autorisations ci-dessous sont présentées de manière pédagogique, avec leur utilité concrète. Elles correspondent aux fonctionnalités email et calendrier de l’intégration.
Autorisations Email
| Autorisation | Ce que cela permet | Utilisation dans FormaVerse |
|---|---|---|
| Lire les emails | Consulter le contenu des emails Outlook | Afficher les emails dans le CRM et suivre les échanges avec vos contacts |
| Modifier les emails | Marquer lu/non lu, archiver, supprimer | Gérer les emails depuis l’interface FormaVerse |
| Envoyer des emails | Envoyer des emails depuis votre adresse Outlook | Envoyer des emails directement depuis FormaVerse |
| Paramètres de boîte mail | Lire les paramètres de messagerie | Récupérer votre signature et vos préférences d’affichage |
Autorisations Calendrier
| Autorisation | Ce que cela permet | Utilisation dans FormaVerse |
|---|---|---|
| Voir vos agendas | Consulter vos calendriers et événements Outlook | Afficher disponibilités et événements dans le calendrier FormaVerse |
| Créer et modifier des événements | Ajouter, modifier et supprimer des événements | Créer des rendez-vous depuis FormaVerse (réservations, sessions) |
| Synchronisation bidirectionnelle | Synchronisation des modifications dans les deux sens | Un événement Outlook apparaît dans FormaVerse et inversement |
Les autorisations sont nécessaires pour afficher, envoyer et synchroniser. Elles ne donnent pas accès à votre mot de passe Microsoft.
Sécurité et confidentialité : ce que FormaVerse garantit
La sécurité est centrale lorsqu’on vient connecter compte Microsoft. FormaVerse s’appuie sur l’authentification OAuth 2.0, ce qui signifie que vous vous connectez sur Microsoft, et que FormaVerse reçoit des jetons d’accès (tokens) contrôlés.
Ces jetons permettent d’appeler les fonctions email et calendrier, selon les autorisations accordées. Ils sont gérés de façon à limiter l’exposition et à faciliter la révocation.
Stockage sécurisé
Vos tokens d’accès sont chiffrés (AES-256-GCM) et stockés de manière sécurisée. Ils ne sont jamais exposés en clair dans l’interface.
Tokens à durée limitée
Les tokens expirent automatiquement et sont renouvelés de manière sécurisée uniquement quand nécessaire. Cela limite la surface d’exposition en cas d’incident.
Révocation à tout moment
Vous pouvez déconnecter l’intégration à tout moment depuis FormaVerse ou depuis les paramètres de sécurité Microsoft. Après révocation, les accès sont interrompus.
Pas de stockage de mot de passe
FormaVerse n’a jamais accès à votre mot de passe Microsoft. L’authentification passe uniquement par le protocole OAuth 2.0 via la page officielle Microsoft.
Contrôle d’accès équipe
Seuls les membres avec les permissions appropriées (définies par l’administrateur de l’organisme) peuvent utiliser cette intégration. Les accès sont tracés et audités.
OAuth 2.0 permet d’accorder un accès à une application sans partager le mot de passe, via des jetons et des autorisations explicites (source : documentation Microsoft).
Connecter compte Microsoft : comment vos données sont utilisées
Pour être totalement transparent, voici ce que l’intégration fait, et ce qu’elle ne fait jamais. Cela vous aide à décider quand connecter compte Microsoft et comment l’activer en interne.
Ce que nous faisons
- Afficher vos emails: visualisation dans le CRM pour un suivi centralisé.
- Permettre l’envoi: envoi d’emails depuis FormaVerse, à votre initiative.
- Synchroniser les événements: gestion des réservations et formations via le calendrier.
- Associer automatiquement: rattacher les emails aux bons contacts CRM.
Ce que nous ne faisons jamais
- Vente/partage: nous ne vendons ni ne partageons vos données avec des tiers.
- Envoi automatique: aucun email n’est envoyé sans action explicite de votre part.
- Suppression sans consentement: pas de suppression d’emails/événements sans votre validation.
- Publicité: pas d’analyse du contenu à des fins publicitaires.
- Après déconnexion: pas de conservation des données après déconnexion du compte.
Si vous testez l’intégration, commencez avec un périmètre limité (un compte/une équipe), puis élargissez une fois les usages validés.
Dépannage rapide (problèmes courants)
Si vous ne parvenez pas à connecter compte Microsoft, les causes sont souvent liées au navigateur, au choix du compte, ou à une politique de consentement Microsoft 365.
La page Microsoft ne s’ouvre pas
- Pop-up bloquée: autorisez les fenêtres surgissantes pour le domaine.
- Session Microsoft: déconnectez-vous puis reconnectez-vous avec le bon compte.
Message de consentement administrateur
Cela signifie que votre organisation Microsoft 365 exige un accord administrateur pour certaines autorisations. Dans ce cas, demandez à votre admin Microsoft de valider l’accès à l’application.
Le compte connecté n’est pas le bon
Déconnectez l’intégration, puis recommencez la procédure connecter compte Microsoft en sélectionnant le bon compte à l’étape « Choisir un compte ».
Les emails ou événements ne remontent pas
- Délai de synchronisation: attendez quelques minutes et actualisez.
- Droits: vérifiez les permissions de l’utilisateur dans l’organisme.
- Contact CRM: assurez-vous que l’email correspond bien à un contact.
Aller plus loin avec l’écosystème FormaVerse
Pour structurer vos process CRM et votre organisation, vous pouvez aussi consulter l’espace acteurs de la formation et découvrir le Collectif FormaVerse.
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