Comment créer un évènement FormaVerse dans le Collectif ?

Avant de créer un évènement FormaVerse : prérequis

Pour créer un évènement FormaVerse, vous devez d’abord connecter un agenda afin que les créneaux et invitations puissent être gérés correctement. Prenez 2 minutes pour vérifier ce point avant de commencer.

Si besoin, suivez l’un de ces tutoriels :

• Compte Google : https://formaverse.fr/article/connecter-compte-google-formaverse
• Compte Microsoft : https://formaverse.fr/article/connecter-compte-microsoft-formaverse

Vous pouvez aussi découvrir l’écosystème FormaVerse depuis l’espace acteurs de la formation et le fonctionnement du collectif.

Accéder au Collectif pour créer un évènement FormaVerse

Une fois connecté à votre tableau de bord, vous allez naviguer jusqu’au module dédié aux évènements. Cette partie se trouve dans le menu Collectif.

Etape 1 : Ouvrez votre Espace Formation

Rendez-vous sur votre tableau de bord FormaVerse et vérifiez que vous êtes bien dans l’Espace Formation. Vous pourrez ensuite lancer créer un évènement FormaVerse depuis le menu latéral.

Etape 2 : Cliquez sur « COLLECTIF », puis sur « Évènements »

Dans la barre latérale, cliquez sur COLLECTIF, puis sélectionnez Évènements. Vous arrivez sur la page qui liste vos évènements et leurs statuts.

Etape 3 : Lancez la création avec « Créer un évènement »

Cliquez sur le bouton Créer un évènement. Vous ouvrez l’assistant qui vous guide pas à pas pour créer un évènement FormaVerse.

Créer un évènement FormaVerse : informations principales

Dans cette partie, vous renseignez l’agenda, le titre, la description et le créneau. Ces champs déterminent ce que verront vos participants lors de l’inscription.

Etape 4 : Sélectionnez votre compte calendrier

Dans la liste, choisissez Votre compte Calendrier (Google ou Microsoft). Cette sélection permet de synchroniser l’invitation lors de créer un évènement FormaVerse.

Etape 5 : Renseignez le titre et la description

Saisissez un Titre explicite, puis rédigez une description courte (objectif, public, prérequis). C’est essentiel pour créer un évènement FormaVerse clair et attractif.

Etape 6 : Choisissez la date et l’heure de début

Définissez la Date et l’heure de début pour cadrer le créneau. Vérifiez le fuseau horaire si vous invitez des participants situés dans d’autres zones.

Etape 7 : Sélectionnez le format et le nombre maximum de participants

Sélectionnez le format (présentiel, distanciel, etc.), puis indiquez le Nombre max de participants. Cette limite évite la sur-inscription et sécurise votre organisation.

Configurer le formulaire d’inscription et les communications

Cette étape vous aide à collecter les bonnes informations et à automatiser les emails. C’est un point clé pour créer un évènement FormaVerse fluide pour vos inscrits.

Etape 8 : Paramétrez le formulaire d’inscription

Personnalisez les champs du Formulaire d’inscription pour recueillir les informations nécessaires. Cela vous évite des relances manuelles après avoir choisi de créer un évènement FormaVerse.

Etape 9 : Ajoutez des questions personnalisées (optionnel)

Ajoutez des questions personnalisées si vous devez qualifier les participants (attentes, niveau, contraintes). Gardez 2 à 4 questions maximum pour réduire l’abandon.

Etape 10 : Cliquez sur « Suivant »

Une fois le formulaire prêt, cliquez sur Suivant. Vous passez à la configuration des emails envoyés automatiquement pendant le cycle de vie de l’évènement.

Etape 11 : Sélectionnez votre compte expéditeur

Choisissez le compte expéditeur qui enverra les emails aux participants. Pour créer un évènement FormaVerse professionnel, utilisez une adresse associée à votre activité.

Etape 12 : Paramétrez l’email de confirmation d’inscription

Personnalisez l’Email de confirmation envoyé dès l’inscription. Pensez à rappeler la date, le lien de connexion et les modalités pratiques liées à l’évènement.

Etape 13 : Paramétrez les emails de rappels

Activez et adaptez les emails Rappels pour réduire les absences. Un rappel 24h avant et un autre 1h avant suffisent souvent pour améliorer la présence.

Etape 14 : Paramétrez les emails d’annulation et de report

Personnalisez les emails d’Annulations et de Report. En cas de changement, vos participants sont informés automatiquement, ce qui sécurise votre communication.

Etape 15 : Paramétrez l’email de suivi après l’évènement

Définissez l’email de suivi (remerciement, ressources, replay, questionnaire). Ce message finalise votre expérience participant après avoir choisi de créer un évènement FormaVerse.

Finaliser et publier votre évènement

Vous êtes prêt à publier. Cette dernière action enregistre l’évènement et déclenche sa disponibilité dans le collectif, selon vos règles de diffusion.

Etape 16 : Cliquez sur « Créer l’évènement »

Relisez rapidement les paramètres, puis cliquez sur Créer l’evenement. Vous venez de créer un évènement FormaVerse : il apparaît désormais dans votre liste d’évènements.

Pour développer votre visibilité après avoir choisi de créer un évènement FormaVerse, vous pouvez aussi consulter le service : Référencement formateur.